Réaliser une visioconférence efficace sur ordinateur en quelques étapes

Comment fonctionne la visioconférence ?

Grâce à la montée en puissance des connexions Internet rapides, ADSL, fibre optique et autres,, la visioconférence s’impose de plus en plus dans nos usages professionnels et personnels. Pourtant, son principe reste opaque pour beaucoup. Voici de quoi y voir plus clair, et un tutoriel gratuit vous attend en fin d’article.

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D’un côté, on retrouve les pionniers comme Skype, les réseaux sociaux tels que Facebook ou Google, mais aussi des outils hybrides comme Teamviewer, sans oublier les plateformes pensées pour les entreprises. Ce panorama foisonnant a de quoi donner le tournis. Pour ne pas s’y perdre, mieux vaut cerner les gains et les limites de la visioconférence.

Petit rappel sur les bénéfices, qui expliquent son succès :

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• Moins de frais pour les déplacements professionnels : billets d’avion, hôtels et taxis ne siphonnent plus le budget.
• Des économies de temps : fini les heures perdues dans les embouteillages ou les salles d’embarquement.
• Moins de fatigue liée aux trajets : on arrive en réunion l’esprit plus clair.
• L’empreinte carbone s’allège à chaque rendez-vous à distance.
• Les réunions s’organisent facilement avec des collègues ou partenaires dispersés sur la carte.
• On peut réunir plusieurs personnes en même temps, ce que le téléphone ne permet pas avec autant de fluidité : chacun voit qui parle.
• La possibilité de partager des documents en direct, pour avancer ensemble sans attendre.

Mais tout n’est pas parfait, loin de là. La visioconférence a ses revers :

• Elle nécessite de s’équiper (matériel, logiciel, parfois abonnement).
• Sans une connexion Internet stable, la frustration s’invite vite : coupures, décalages, voix robotique…
• Le contact humain change de nature : adieu poignées de main et apartés autour de la machine à café.
• Les échanges informels, ces respirations précieuses lors des pauses, disparaissent souvent de l’écran.

Matériel de visioconférence

Le matériel

Pour mener une visioconférence de qualité, chaque participant ou groupe doit disposer d’un équipement de base :

• Un écran pour voir les autres intervenants.
• Un système audio pour entendre clairement les échanges.
• Une caméra ou webcam, afin d’apparaître à l’image.
• Un microphone pour être entendu sans grésillement.
• Un système qui synchronise le tout et assure la transmission.

Deux configurations possibles : soit tout est relié à un ordinateur, soit on utilise un système autonome dédié à la visioconférence.

Un exemple : un kit complet composé d’une caméra, d’un micro et d’un boîtier de gestion, branché à un ordinateur. Ce type d’installation simplifie la prise en main pour tous les utilisateurs, même novices. Le paramétrage passe alors par le logiciel installé sur votre poste.

Pour les petites structures ou des salles de taille réduite, des solutions transportables existent, s’intégrant directement à un téléviseur. Ces dispositifs intelligents fonctionnent en toute autonomie, sans nécessiter d’ordinateur annexe.

Dans les grandes entreprises, on aménage parfois de véritables salles de visioconférence. Plusieurs écrans affichent les participants distants. La caméra, placée au-dessus de l’écran principal, capte l’image, tandis qu’une tablette permet de piloter la réunion à distance et de gérer les interactions.

Logiciels

Le logiciel de visioconférence orchestre l’ensemble du matériel. Selon les cas, il s’installe sur un ordinateur ou fait partie intégrante du système dédié.

À quoi sert un logiciel de visioconférence ?

• Il connecte les participants, afin qu’ils puissent dialoguer en temps réel.
• Il transmet la vidéo et le son à chaque interlocuteur.
• Il reçoit les flux des autres et les restitue sur votre écran et vos haut-parleurs.

Certains logiciels vont bien plus loin et proposent des fonctionnalités avancées :

• Affichage dynamique : la personne qui parle s’affiche en grand, les autres en vignette.
• Mosaïque de participants à l’écran.
• Chat en direct pour échanger des messages écrits de façon privée ou collective.
• Partage d’écran pour montrer un document ou une présentation.
• Prise de contrôle à distance d’un poste.
• Partage et consultation de documents en temps réel.
• Édition collaborative sur des fichiers partagés.

Voici un aperçu d’outils gratuits :

• Linphone, un projet open source reconnu.
• Ekiga.
• Jitsi.
• Les solutions des réseaux sociaux comme Google Hangout et Facebook.
• Sans oublier Skype, toujours présent.

Et côté professionnels, plusieurs systèmes existent, généralement payants :

• Vidyo.
• Polycom.
• Vidéoconférence.
• Cisco, pour ne citer qu’eux.

Enfin, des plateformes en ligne proposent une offre gratuite ou à l’essai :

• Zoom.
• Cisco Webex.
• Join.me.
• GoToMeeting.

Avertissement : Les logiciels de visioconférence ne communiquent pas entre eux. Pas question d’appeler un utilisateur de Skype avec Google Hangout : l’échange ne passera pas. Cette incompatibilité s’explique par les spécificités de chaque logiciel. En revanche, il reste possible de mélanger différents appareils du moment que tout le monde utilise le même logiciel, par exemple, un ordinateur, une tablette et un système de salle sous Polycom.

Comment fonctionne la visioconférence ?

Détails de l’opération

La visioconférence ne repose pas sur des protocoles universels comme le mail. Chaque éditeur y va de sa recette, d’où l’impossibilité de croiser les systèmes. En revanche, l’encodage vidéo et audio s’appuie souvent sur des standards comme MPEG, même si certains conçoivent leur propre codec.

Concrètement, l’image et le son sont compressés puis envoyés vers un serveur, qui se charge de redistribuer les flux aux différents participants, même avec un débit limité.

Les différentes étapes d’une vidéoconférence

Organiser une réunion à distance comporte des étapes similaires à une réunion physique, avec quelques différences notables. Dans la vie réelle, il faut :

• Convenir d’une date qui convienne à tous.
• Réserver une salle adéquate.
• Informer chacun de l’heure, du lieu et des modalités de la réunion.
• Le jour venu, tout le monde rejoint la salle à l’heure dite.

Pour une visioconférence, le processus se transpose en version numérique. Voici comment s’y prendre avec un logiciel professionnel :

Pour réunir tous les participants, il faut les inviter dans une « salle » virtuelle. Oubliez les murs et les chaises : ici, la salle n’existe que sur le serveur. Le « concierge » qui gère l’accès n’est plus une personne, mais un programme qui distribue les clés numériques.

Une fois la salle réservée, l’organisateur transmet à chaque intervenant les informations nécessaires :

• Numéro de la salle virtuelle.
• Code d’accès ou mot de passe.
• Date et heure de la réunion.

Le moment venu, chacun se connecte à la salle virtuelle et la réunion démarre.

La vidéoconférence peut alors commencer…

Avec des applications destinées au grand public, Skype, Facebook, Hangouts et consorts,, le fonctionnement change légèrement :

• On sélectionne son contact dans la liste et on clique sur le bouton dédié à l’appel vidéo (le nom varie selon l’application).
• Si le destinataire décroche avec le même logiciel, la communication s’établit.
• Le principe de salle disparaît, même si, en coulisse, le serveur gère les connexions de façon similaire.

Un point à ne pas négliger : la qualité de la connexion Internet. Un débit suffisant est indispensable, mais il faut aussi veiller à une latence faible et une stabilité à toute épreuve. Sans cela, la visioconférence vire vite à l’exercice de patience.