Prendre le virage numérique n’est plus une option lointaine ou réservée aux pionniers. Toutes les entreprises, ou presque, sont désormais concernées par l’émission et la transmission de factures électroniques. Reste à savoir si la vôtre est dans le lot, et, surtout, ce que cela implique concrètement. Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de préciser ce qui se cache derrière cette évolution et ce que vous pouvez réellement en attendre.
La dématérialisation de factures en bref
La digitalisation, ce mot qu’on croise partout, s’incarne très concrètement dans la numérisation et la dématérialisation des documents. Parmi les processus qui symbolisent cette transformation, la Dematerialisation des factures occupe une place centrale. Il s’agit tout simplement de faire passer les factures du format papier à une version digitale, pour réduire drastiquement l’utilisation du papier dans l’entreprise.
Le papier n’a pas disparu des bureaux, mais la réalité, c’est qu’on s’en éloigne chaque jour davantage. La dématérialisation des factures, et, plus largement, des documents liés à l’activité de l’entreprise, à la gestion des relations clients, fournisseurs ou partenaires, repose sur des solutions logicielles variées. Leur prise en main demande parfois un temps d’adaptation, mais elles deviennent vite incontournables pour qui veut suivre le rythme.
Le logiciel de dématérialisation adapté à votre entreprise
Beaucoup de TPE, PME et jeunes pousses n’ont pas encore franchi le cap de la dématérialisation. Pourtant, s’y mettre ne s’improvise pas : il faut penser adaptation, sans se contenter de solutions “prêtes-à-l’emploi” si elles ne collent pas à la réalité du terrain. Sur le marché, deux grands noms reviennent souvent pour la gestion des factures et documents papiers : Sage eFacture, et Continia intégré à Dynamics Business Central.
Voyons ce que propose un logiciel efficace comme Continia, qui peut être déployé et adapté à chaque structure par les équipes de Calliope Business Solutions. Ce type d’outil ne se contente pas de numériser vos factures : il permet d’automatiser tout le traitement de vos comptes fournisseurs. Chaque étape du processus de facturation se trouve rationalisée, du premier envoi jusqu’à l’archivage. Beaucoup de tâches répétitives disparaissent, le logiciel prenant le relais là où l’humain perdrait un temps précieux.
Les avantages de la dématérialisation de factures
Un logiciel de dématérialisation de factures ne se limite pas à éditer des documents numériques. Il va bien plus loin : extraction des informations clés, transmission directe vers l’ERP ou le CRM, accès facilité pour tous les intervenants de l’entreprise. Les bénéfices sont multiples et concrets, parmi lesquels on retrouve :
- Un gain de temps notable pour le service facturation, qui peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée
- Une relation commerciale plus fluide entre clients et fournisseurs, la transmission d’informations devenant instantanée et fiable
- La garantie de toujours produire des documents conformes à la réglementation, même quand la législation évolue
- L’assurance de l’authenticité et de la lisibilité des factures, grâce à des outils comme Continia ou Sage eFacture
En clair, la dématérialisation ne se contente pas de simplifier la vie des équipes. Elle sécurise aussi les échanges et renforce la confiance entre partenaires commerciaux.
La dématérialisation concerne-t-elle votre entreprise ?
Il n’y a plus de doute possible : la facture électronique arrivera chez tout le monde, tôt ou tard. Autant s’y préparer sans tarder. D’autant que la transition ne se fait pas à l’aveugle : il existe tout un écosystème pour accompagner les équipes dans cette adaptation numérique, qui s’impose à tous.
Depuis le 1er janvier 2021, toute entreprise qui adresse des factures au secteur public doit obligatoirement passer par la voie électronique. Quant aux autres, le calendrier est déjà fixé : selon la taille de la structure, qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une TPE ou d’une PME, la bascule vers la facturation électronique doit être effective au plus tard en 2025. Seules quelques transactions échappent encore à cette règle, comme les opérations internationales, intracommunautaires, celles impliquant les particuliers ou touchant à l’immobilier, la banque et la finance.
Le mouvement est lancé, et il ne ralentira pas. Reste à choisir quand et comment sauter dans le train, plutôt que de le regarder filer au loin.
